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Protección de datos

1º ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

El responsable del tratamiento es Gredos San Diego, S. Coop. Mad. (en adelante GSD), con NIF F78037520, y domicilio postal en C/ José Gutiérrez Maroto, nº 26, 28051 de Madrid, teléfono de contacto 917861347, y dirección electrónica: notificacionesjuridicas@gsd.coop. GSD cuenta con un Delegado de Protección de datos, ante el cual podrá poner de manifiesto cualquier cuestión relativa al tratamiento de sus datos personales y cuyos datos de contactos son los siguientes:

Dirección postal: C/ José Gutiérrez Maroto, nº 26, 28051 de Madrid o a través del Correo electrónico: dpd@gsd.coop.

2º ¿Con qué finalidades tratamos sus datos personales?

Los datos recogidos por GSD cumplen diferentes finalidades relacionadas principalmente con el desempeño de la función educativa y orientadora durante la estancia de nuestros alumnos y alumnas en la Institución de forma adecuada, para lo cual requeriremos además datos de salud o psicológicos, y otros datos necesarios para la atención y comunicación con las familias, y los que se requieren para la realización de las gestiones administrativas accesorias imprescindibles, como pudieran ser los datos de facturación o los necesarios para la gestión de becas y ayudas.

Pero también, recogemos datos en el caso de contratación de servicios y actividades complementarias o extraescolares (incluyéndose viajes culturales y de estudios, intercambios internacionales), para prestar esos servicios correctamente, o con el fin de realizar labores de vigilancia de los accesos a nuestros centros, además de para la gestión administrativa que implica la gestión de clientes y proveedores.

Eventualmente, recogemos datos para la organización de eventos y actividades, o para el asesoramiento en materias que nos son propias.

Por último, también recogemos datos para prestar servicios de intermediación laboral y búsqueda de empleo a través de “red empleo” y a través del espacio en la web establecida a dichos efectos.

En todos estos casos, los datos personales que les solicitamos son imprescindibles para poder desarrollar correctamente el servicio, contrato, prestación o actividad contratado o establecido con el interesado, además del cumplimiento de nuestras obligaciones para con nuestros alumnos y alumnas, y para brindar una experiencia adecuada a cada uno de nuestros alumnos, familias, y usuarios de los mismos, así como para mantener el contacto con cada uno de ustedes, trasladándoles la información particular que, en cada caso, puntualmente, sea pertinente.

La negativa a suministrar los datos personales solicitados, o la entrega de datos inexactos o incompletos, podría ocasionar la imposibilidad de prestar los servicios o prestaciones contratadas de forma adecuada. Por ello, los usuarios –o en su caso, los padres o tutores legales-, o interesados, se hacen responsables de la veracidad de los datos facilitados, así como de comunicar a GSD cualquier modificación de los mismos.

Por último, si así lo desean y siempre que hayan prestado su consentimiento al respecto, podremos mantenerles informados de actividades o servicios organizados por GSD similares a los contratados, que puedan ser de su interés.

La finalidad en el caso de tratamiento de imágenes puede ser, en primer lugar, su puesta a disposición o información a los participantes o las familias de los participantes sobre el desarrollo de la actividad, y en segundo lugar, para poder ser usadas e integradas en diferentes soportes de comunicación propios, ya sea a través de boletines, revistas escolares, DVD de promoción, páginas web, blogs, redes sociales, canales de internet (YouTube u otros medios análogos), siempre en un contexto informativo de la actividad, no lucrativo y de carácter educativo-cultural. En cualquier caso, GSD requerirá una autorización expresa por parte de los interesados para cualquier otra finalidad no incluida en las anteriores, proporcionándoles la información correspondiente a ese respecto.

Las imágenes captadas por las videocámaras existentes en los accesos a los centros GSD tienen como fin salvaguardar la integridad de las instalaciones, el acceso a las mismas y la seguridad de las personas, cumpliéndose en ese sentido con la Ley de Seguridad.

En el caso de alquiler o cesiones de instalaciones, los datos requeridos son los necesarios para llevar a cabo la prestación contractual de dicho alquiler y en el caso de pernoctas de personas, para cumplir con las obligaciones establecidas en la normativa básica reguladora de viajeros.

En ningún caso la finalidad y tratamiento de los datos será la adopción de decisiones automatizadas o elaboración de perfiles.

¿Cómo obtenemos sus datos?

GSD obtiene sus datos directamente de la información facilitada por el titular de los mismos –o sus padres, tutores o representante legales, en su caso-, en el momento de su matriculación, inscripción en alguna actividad o solicitud y contratación de servicios.

¿Por cuánto tiempo conservaremos sus datos?

Con carácter general, los datos personales proporcionados para la gestión escolar, incluyéndose los de salud u orientación que se requieren, se conservarán mientras se mantenga la prestación del servicio educativo, por lo que será responsabilidad del titular comunicar los cambios que se produzcan en relación con los mismos. Serán bloqueados todos aquellos datos que deban conservarse obligatoriamente dentro de su expediente académico, suprimiéndose el resto de datos transcurrido un año desde la baja definitiva del alumno por cualquier causa -salvo traslado del expediente-. Los datos del citado expediente académico permanecerán custodiados en la entidad a los efectos establecidos en la legislación educativa vigente.

Los datos correspondientes a solicitudes de admisión o preinscripción en cualquier servicio o actividad que finalmente no hayan sido admitidas serán suprimidas transcurrido el plazo legal durante el que pueda derivarse reclamaciones o responsabilidades sobre los mismos.

Los datos personales proporcionados para la prestación de un servicio complementario, extraescolar, campamento, viaje cultural o intercambio educativo, así como a la asistencia a una actividad o evento o alquiler de instalaciones serán suprimidos transcurrido un año desde la realización de la prestación del servicio, pudiéndose conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación, conservándose solo a efectos de una posible reclamación o de activación de una nueva solicitud de prestación de servicios por el interesado. No se suprimirán los datos de contacto en los casos en que expresamente se haya autorizado su conservación a efectos de trasladarles información sobre productos y servicios, cancelándose todos aquellos datos ajenos a ese fin, o sobre los que se solicite su supresión por parte del interesado.

Los datos incorporados en el “libro registro de viajeros” con ocasión del alquiler de instalaciones con pernocta deberán conservarse durante tres años a contar desde la fecha de la última hoja de registro que lo integra.

Los datos que se puedan obtener mediante la videovigilancia de accesos serán suprimidos transcurrido un mes, según lo establecido en la legislación de seguridad privada de aplicación.

En el caso de datos de candidatos a ocupar un puesto de trabajo, los datos no se cederán a terceros y se conservarán por GSD hasta la adjudicación de un puesto de trabajo o una vez transcurrido el plazo de 4 años, salvo que el interesado haya ejercido previamente su derecho de cancelación, en cualquier momento.

Los datos proporcionados para la participación como formador de la entidad o en actividades, eventos organizados por la misma, permanecerán vigentes salvo comunicación expresa del interesado de su supresión.

3. Legitimación ¿Cuál es la legitimación para el tratamiento de sus datos?

GSD está legitimado legalmente para el tratamiento de los datos correspondientes a la función educativa en base a lo establecido en la Disposición Adicional vigesimotercera de la Ley Orgánica 2/2006, de Educación (LOE), incluyéndose dentro de éstos los datos de salud y de orientación que se requieran para el adecuado desarrollo académico de los alumnos. Estos últimos son tratados por profesionales en cada una de esas materias, y sobre los mismos se aplican las medidas de seguridad oportunas teniendo en cuenta el estado de la tecnología, los datos tratados y la finalidad perseguida con su tratamiento.

Para el resto de servicios y actividades que se prestan –complementarios, extraescolares, viajes culturales, intercambios, participación en actividades o eventos, alquiler de instalaciones y demás relaciones contractuales-, su legitimidad se encuentra en la ejecución de un contrato o servicio solicitado/contratado por el interesado y/o sus padres/tutores legales, y, en el caso de la videovigilancia, en el interés legítimo de la entidad para la protección y adopción de medidas de seguridad.

La legitimación para el tratamiento de las imágenes captadas durante el desarrollo de actividades extraescolares, campamentos o viajes escolares, actividades o eventos organizados por la entidad se encuentra en la autorización expresa dada por los interesados o sus tutores/representantes legales, dentro de la ejecución del contrato de prestación establecido con el interesado o del servicio, actividad o evento solicitado por los mismos.

4. Destinatarios. ¿A qué destinatarios se comunicarán sus datos?

Habitualmente los datos requeridos son tratados internamente para la correcta ejecución del servicio educativo o prestaciones accesorias contratadas –actividades extraescolares, servicios, etc.-, comunicándose internamente a todas las personas involucradas en el desarrollo del proceso educativo y de las prestaciones contratadas, incluyéndose a estos efectos a los alumnos en prácticas y a aquellas otras personas o entidades que colaboran o pueden ser contratadas a esos fines, y al Club Deportivo, Asociación Cultural y Fundación GSD. A todos ellos les exigiremos que cumplan con las medidas de seguridad de los datos pertinentes y prohibiremos su cesión, salvo las legítimamente necesarias para el cumplimiento de los mismos.

Los datos de salud son comunicados y tratados específicamente por el gabinete médico gestionado por los profesionales de la entidad IMENA, S. L. contratada a esos efectos. Dichos datos son susceptibles de ser conocidos por el personal interno que fuera oportuno cuando sea estrictamente necesario su conocimiento teniendo en cuenta el interés vital de los alumnos.

También cederemos los datos a las autoridades administrativas educativas, a otros organismos públicos para la gestión de becas o ayudas, a entidades aseguradoras y sanitarias, a entidades bancarias para la gestión económica, a la hacienda pública, a las autoridades judiciales y cuerpos de seguridad cuando sea pertinente, y a empresas proveedoras externas (software informático de gestión, hosting, desarrollo web y dominios). No se producirán cesiones de las imágenes obtenidas durante la videovigilancia del acceso a los centros, salvo al personal y empresa de seguridad autorizados, o, en su caso, fuerzas de orden público.

En relación con los datos facilitados para la realización de actividades extraescolares, complementarias o viajes escolares nacionales o internacionales, los datos solo serán comunicados a aquellas personas, profesionales, o entidades que sean estrictamente necesarias para el correcto desarrollo de la actividad contratada (como entidades bancarias, de seguros, entidades prestadoras del servicio en su caso, incluyéndose, agencias de viajes o de transporte, compañías aéreas, centros educativos de intercambio, o similares), y aquellas cesiones necesarias para la gestión administrativa y de facturación. En estos casos se recabará específicamente una solicitud de autorización de los interesados para la cesión de dichos datos a aquellas entidades proveedoras de servicios que pudieran estar ubicadas en el extranjero, comprometiéndonos a requerir contractualmente a las mismas la aplicación de las correspondientes políticas de protección y confidencialidad de los datos cedidos, a las que, entre otras, se les exigirá la supresión de dichos datos una vez terminada la prestación del servicio.

Ocasionalmente les podremos solicitar autorización para la captación y cesión de las imágenes captadas durante el desarrollo de actividades extraescolares, viajes escolares o campamentos.

Para cualquier otra cesión o uso que preveamos realizar, les requeriremos su previa autorización, trasladándoles toda la información pertinente a esos efectos.

Medidas de seguridad. GSD, al objeto de hacer efectiva y eficaz su política de Protección de Datos, ha adoptado las medidas de seguridad de índole técnico y organizativo necesarias para evitar la alteración, pérdida, mal uso, tratamiento y acceso no autorizado o robo de las mismos, habida cuenta del estado de la tecnología. Cuando excepcionalmente los datos se envíen fuera del Espacio Económico Europeo, GSD garantizará que siguen sometidos a los mismos controles. Ahora bien, algunos países tienes leyes y políticas que no garantizan la misma protección que el Espacio Económico Europeo. En este caso adoptamos todas las medidas necesarias y razonables para garantizar la privacidad y la seguridad antes indicadas.

5. Derechos. ¿Cuáles son sus derechos cuando nos facilita sus datos?

Cualquier persona tiene derecho a obtener información sobre si en GSD estamos tratando datos personales que les conciernan o no.

En determinadas circunstancias y por motivos relacionados con su situación particular, los interesados podrán oponerse al tratamiento de sus datos. GSD dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperiosos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones.

Para el ejercicio de sus derechos acceso, rectificación, oposición, supresión, portabilidad, limitación del tratamiento o cualquier otro que considere necesario deberán dirigirse al Delegado de protección de datos (DPD) o al Responsable del Tratamiento indicados en el apartado 1. Para ello podrán remitir, escrito formulando su solicitud, que deberá incluir el nombre y apellidos del interesado, fotocopia del DNI, pasaporte u otro documento válido que lo identifique –o de la persona que lo represente si fuera necesario-, detalle de la petición que se realiza, dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante y aquellos documentos que estime acreditativos de su solicitud si fueran necesarios.

Informamos también que en el caso de que usted considere que no ha recibido una respuesta satisfactoria a la solicitud realizada, podrá dirigirse a la autoridad de control en materia de protección de datos, la Agencia Española de Protección de datos a través de su sede electrónica.